こんにちは、カイポケWiki（@kaipokewiki）です。
このブログでは介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」の使い方や、会員・非会員に向けてのノウハウを解説しています。
毎月送っていた事業所に突然送れなくなった
こちらの利用者情報は間違いないのに相手に送信できない
以上のような、カイポケのデータ連携（ケア連携）に関する疑問や不安を解消しながら解説していきます。
✅この記事の内容
・データ連携（ケア連携）の基本的な仕組みを知ることができる
・カイポケ会員や非会員によって異なる状況を知ることができる
・データ連携（ケア連携）ができない時の対応方法を知ることができる
当ブログは、カイポケの利用経験者や詳細に詳しい操作経験者などの有志によって作成されています。
カイポケにアクセスするのが困難な場合や、カイポケカスタマーサポートへの連絡や問い合わせメールに時間を要してしまう時に、役立つ記事を掲載しています。
この記事では、カイポケのデータ連携（ケア連携）にて提供票の送受信ができない場合の対応方法について解説しています。
日常的にデータ連携を使っていると、特定の利用者のみデータ連携ができない事態になると手間も増えて時間効率が悪くなってしまいます。
対応方法を理解しておけば改善に時間がかかることもありません。
居宅、サービス事業所、双方の視点から見てどう確認していくのか見ていきましょう
データ連携（ケア連携）とは？
カイポケ独自の機能で、インターネットを介して他社事業所に主に提供票などを送受信できる機能になります。
ケアマネージャーから送られてくる提供票はFAX・手渡し・郵送などでサービス事業所や利用者に渡ることがほとんどですが、この機能を利用するとカイポケの画面内で提供票の予定や実績がデータ上で送受信することができ、コスト改善や業務効率アップに貢献できる機能となります。
様々なデータのやりとりが可能な機能ですが、今回は提供票が送受信できない場合に絞って解説いたします。
全体的な利用方法については別記事にて解説をしているので、そちらも併せてご参考にしてください。
受け取り側がカイポケの会員か非会員かで状況が異なる
ケアマネージャー（居宅）が提供票を送信できない場合、受信側のサービス事業所がカイポケの会員か非会員かで原因がある程度特定できます。
- 受信側がカイポケの会員だった場合
双方のカイポケ内の登録が影響し、片方もしくはどちらにも原因がある可能性があります。 - 受信側がカイポケの非会員だった場合
受け取り側のサービス事業所は完全に受け身になるので、ケアマネージャー（居宅）が送信できない場合、原因は居宅側である可能性が非常に高い。
以上の様に、まずはケアマネージャー（居宅）側は相手先がカイポケの会員か否かを確認すると原因をある程度絞り込めるでしょう。
それでは具体的な説明へ移っていきます。
居宅から送信できない・サービス事業所から送信できない
居宅からの予定送信、サービス事業所からの実績送信ができない場合の確認方法です。
まず画面を見る
提供票が送信されたかは画面上で確認を取ることができます。
ログイン→レセプト→事業所→予定・実績管理→提供票データ連携→確認したいサービス提供月を選択
と、画面を移動すると、現在の提供票の送信状況を一覧で確認できます。
赤枠で囲まれている部分が送信状況と送信できなかった理由の確認項目になります。
予定の送信状況について
予定の送信状況の表示は５つの状況で構成されています。
- 送信可能
問題なく提供票が送れる状況となります（送信前） - 送信済み
送信の操作を行い、受け取り先の事業所へ無事送信されたことを示します - 送信失敗
送信の操作を行なったが、何らかの理由で失敗してしまったことを示します - 送信不可
何らかの理由で、そもそも送信自体ができない状況を示します
上記４つの表示の他に、受け取り先がカイポケ非会員の場合のみに起こりうるもう１つの表示があります。
赤枠で囲まれた「！」のマークは、送信操作をしたが何らかの理由でFAXが送られなかったこと示します。
この「！」をクリックすると、FAX番号を確認し再送信を行うことが可能です。
FAX番号が異なるのか、それとも受け取り側の事業所のFAX機器に問題があるのか、確認し対処してみましょう。
受け取り先の事業所がカイポケ非会員だった場合、初回に限り必ずFAXが送られる仕様となります。
詳細は下記記事でご確認ください。
以上の様な送信状況を確認した上で、具体的な送信不可理由を確認していきます。
送信不可理由について
送信不可理由を確認することで具体的な対応方法を確認することができます。
- 予定未確定
利用者個人の提供票画面にて、予定の確定操作が行われていません。
提供票を送信する場合、予定の確定は必須操作になります。 - 送信対象外
「提供票即時送信設定」画面にて、対象の事業所の「データ連携対象外」の項目がONになっています。
この項目がONになっていると、どんなに送信できる環境であったとしてもデータ連携は行えません。 - サテライト
カイポケ登録上のサテライト事業所（派出事業所）には送信できない仕様です。 - 該当利用者無し
「利用者の登録が無い」のではなく「双方のカイポケに合致する利用者がいません」という意味合いになります。
カイポケの仕様上、同一人物か否かを判断する項目は「氏名（フリガナ）」「性別」「生年月日」の３つになります。
フリガナは「ヂ」と「ジ」の様に、読み方が合っていてもNGになります。 - 被保険者証枚数
１月の中に複数枚の被保険者証の登録があった場合は、カイポケの仕様上データ連携が行えません。
被保険者証更新の時期だったり、介護度が変更になった月などで発生することが多いです。 - 居宅介護事業所数
１月の中に複数の居宅介護支援事業所の登録がある場合に、カイポケの仕様上データ連携が行えなくなっています。
受け取り側のサービス事業所が、利用者に対してケアマネ変更があった際に起こりうる場合があります。
表示される送信不可理由は以上となります。
原因を特定し、自分の登録が誤っているのか、受け取り側の事業所が誤っているのかを判断した上で対応操作を行いましょう。
（カイポケ非会員）居宅から提供票データ連携のFAXが届かない
カイポケ会員のケアマネージャー（居宅）から提供票を送ったと言われたのにFAXが届かない場合、以下の原因が考えられます。
- ケアマネージャーがFAX番号を間違えている
居宅がカイポケの中で登録しているあなた（サービス事業所）のFAX番号を誤って登録している可能性があります。 - 事業所のFAX機器に問題がある
電話機の機能でFAXの制限（特定の番号以外は受信しない）を設定していたり、FAX用紙が切れていて受信が止まっているなど、自分の事業所側でFAXが受け取れない状況である可能性も考慮しましょう。 - 受信方法がメールに切り替わっている
初めて居宅とケア連携を行う場合、初回は必ずFAXになりますが、２回目以降はサービス事業所側がメール通知に設定することが可能で、登録したメール宛てに通知が送られている可能性があります。
居宅側から通知方法を切り替えることはできません。
ケアマネージャーと確認をとりながら、原因を確認し対応していきましょう。
まとめ
以上がカイポケのデータ連携（ケア連携）で提供票の送受信ができない時の解決方法になります。
内容をまとめると
- データ連携は受け取り側がカイポケの会員か非会員かで状況が異なる
- まずは画面確認をしてデータ連携できない「予定の送信状況」を確認する
- 送信不可理由は複数ある
- カイポケ非会員はFAXorメール通知を確認する
となります。
データ連携はカイポケの中でも非常に多く使われる機能になります。
エラーが出て解決できないと業務進捗にも支障が出てしまいます。
この記事で迅速な解決をして、スムーズな業務を！
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コメント
ケアマネジャーよりメールで（今まで通りの）ユーザーIDとパスワードで提供表がダウンロードできるとあるのにログインができません。パスワードを変更した覚えもありません。何故ですか。
返信が遅くなりまして申し訳ありません・・・
今までできていた事が急にできなくなる場合は基本的に何かしらが変更になっている筈です。
・居宅がカイポケ上でえなふるさんの情報を変更した
・えなふるさんの事業者番号が変わった、もしくは増減した
・えなふるさんの事業所の職員で複数回ログインエラーした
上記が考えにくい場合、カイポケ側に問題があるかも知れません。
参考になれば幸いです。
お世話になります。ケアマネジャー様よりケアポケを送信したと連絡ありましたが要支援の方分が出力不可です。要支援と要介護のユーザーIDが異なるのか何故ログイン出来ないのか教えて頂きたいです。宜しくお願い致します。
返信が遅れ申し訳ありません・・・
要支援の方のみがNGという状況はカイポケの設定上はないかと思われます。
考えられるケースとしては
・カイポケ同士なら双方の個人情報が一致していない
・自身がカイポケ未利用であるなら総合事業サービスが表記できない為出力できない
以上が考えられます。
ユーザーIDは事業所１つに対して１つなので、複数個あることは考えにくいかと思います。
参考になれば幸いです。