カイポケ連携のケア連携（データ連携）の使い方

こんにちは、カイポケWikiです。
この記事では介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」の機能である、カイポケ連携（ケア連携）の使い方、方法を解説しています。

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以上のような、カイポケ連携に関する疑問や不安を解消しながら解説していきます。

✅この記事の内容
・カイポケ連携（ケア連携）の使い方を知ることができる
・エラーが出た時の確認、対応方法を知ることができる
・データ連携とケア連携の違いを知ることができる

ケア連携を利用予定の方は、是非ともご参考にしてください！

カイポケケア連携とは

カイポケケア連携とは、提供票・アセスメント・ケアプランなどの帳票を他社事業所に送ることができる機能になります。

ケアマネージャーから送られてくる提供票などの帳票は、通常FAX・郵送・メールなどを用いて他社の事業所に届きますが、ケア連携を利用すればカイポケ側が用意している画面内で送信・確認することが可能で、作業効率アップ・コスト削減ができる機能となります。
また、相手の事業所に対してメッセージを送ることも可能です。

カイポケケア連携の主な概要、ルールは以下のようになっています。

• カイポケを契約している居宅（ケアマネージャー）からサービス事業所へ提供票などの帳票を送信することができる（一部除く）
• 居宅がケア連携を利用する上で相手先がカイポケの非会員だった場合は、FAX番号が必須になる
• 居宅からの送信は何度でも行える
• カイポケの非会員は居宅からの受信のみ行える

次にデータ連携について確認しましょう。

「ケア連携」と「データ連携」の違い

カイポケでは「ケア連携」と「データ連携」という２種類の連携機能があり、それぞれ用途が異なります。

こちらの違いについては、カイポケの画面では正直分かりにくいので、当サイトでは分かりやすく以下のように定義します。

• ケア連携
  カイポケのサイトトップメニュー「ケア連携」から提供票・ケアプラン・アセスメント等の帳票をサービス事業所へ送ることができる機能。
  メッセージについては双方から送受信が可能。
• データ連携
  カイポケ会員である居宅の「予定・実績管理」メニューから提供票のデータを送信できる機能。
  受け取り側のサービス事業所がカイポケ会員だった場合は、居宅へ実績が入力されたデータを送信することも可能。

似たり寄ったりの内容でよく分からないですね。
受け取る側であるサービス事業所がカイポケ会員だった場合はデータ連携とケア連携が使えて、非会員の場合はケア連携のみ、だけど居宅側から見るとどちらもデータ連携というメニューの中で処理できたり、かなり分かりにくい画面になっています（何故この様な仕様にしたのでしょうか…）

データ連携については別記事で詳しく解説していますので、そちらをご参照ください。

カイポケ連携のデータ連携（ケア連携）の使い方

この記事では、カイポケのデータ連携（ケア連携）の操作方法やエラー対応策について解説し、介護経営支援ソフト「カイポケ」の使い方や、会員・非会員に向けてのノウハウを解説しています。

kaipokewiki.com

2024.07.25

次に、ケア連携を利用する上での諸注意を説明します。

ケア連携で気をつけるべきこと

個人情報の取り扱いでもあるデータ連携は、いくつか注意すべき点があります。

• 送り間違えに注意
  ケア連携は居宅からの送り先がカイポケ非会員だった場合、必ずFAXを利用します。
  提供票やアセスメントなどの帳票は個人情報の塊です。送信先が関係のない事業所や赤の他人だった場合、大惨事になりかねません。
  初回の送受信は特に注意が必要です。
• 連携できないサービスがある
  特定のサービスは居宅との連携ができない仕様になっています。
  例えば保険外サービス・医療サービス（訪問看護）・障害者総合支援など、特定のサービスは連携不可となっているので注意が必要です。

以上を踏まえ、具体的な操作へ進んでいきましょう。

居宅からサービス事業所へ送信する

まずは居宅側の操作を解説していきます。

①事前準備をする

大前提としてカイポケの画面内で利用者の情報がなければケア連携は利用できません。

• 送信先の他社事業所の登録（カイポケ非会員に送信する場合はFAX番号必須）
• 該当の利用者の登録（基本情報・被保険者証）
• 該当の利用者の情報（提供票・アセスメント・ケアプラン等）

以上がケア連携に必要な情報になります。
当然、上記の登録以前に自社事業所やケアマネージャーとしての自分自身の登録も必要です。

②ケア連携画面へ移動する

ケア連携は専用のメニューから入ります。

ログイン後「ケア連携」メニューをクリック
↓
（初回のみ）利用規約にチェック後ログインする

ログインするとケア連携のメイン画面が表示されます。

③該当の事業所へ送信する

サービス事業所へファイルやメッセージを送ります。

画面左側に表示されている事業所一覧から、送信したい事業所をクリック
↓
画面右下にあるメッセージ入力枠、もしくはファイル追加を選択し、メッセージの入力やファイル選択後送信する

操作は以上になります。
相手先の事業所からメッセージを受け取っている場合は、同様の画面から確認できます。

ケア連携がうまくいかない場合

ケア連携がエラーなどでうまくいかない場合の対応方法を解説します。

データ連携ができない場合、ケースが細かく分かれます。
全てを記載すると膨大な量になるので、ここではケース別に見るのではなく、どの項目を確認すべきか、という形で説明します。

送る側（自分側）で確認すること

エラーに気づいたら自分のカイポケの画面では以下の項目を確認してみましょう。

• 他社事業所情報
  事業者番号やFAX番号が異なる場合は送信できません。
• 利用者情報
  受け取る側もカイポケ会員だった場合、カイポケが同一の利用者と判断される場合のみデータ連携が可能となります。
  同一の利用者を判断する定義は明確にはなっていませんが、情報を確認する限りでは
  ・氏名（カナ含む）
  ・性別
  ・生年月日
  ・被保険者証
  最低でもこれらが異なっているとデータ連携は利用できないようです。
• データ連携に対応しているサービスか
  前述した通り、特定のサービスに関してはデータ連携が非対応です。
• カイポケ自体がネットワーク障害を起こしていないか
  こちらについては解消方法は無く、復旧を待つしかありません。

以上な主な確認項目ですが、間違いがない場合は受け取り側、もしくはカイポケ自体にネットワーク障害などの問題があるかも知れません。

続いて受け取り側の操作を確認しましょう。

居宅から送信されたデータを確認する（カイポケ会員）

居宅から送られたデータは、居宅同様にケア連携のメニューから確認できます。

ケア連携画面へ移動する

ケア連携は専用のメニューから入ります。

ログイン後「ケア連携」メニューをクリック
↓
（初回のみ）利用規約にチェック後ログインする

ログインするとケア連携のメイン画面が表示されます。

送られてきたデータを確認する

居宅から送られたデータを確認することができます。

画面左側に表示されている事業所一覧から、確認したい事業所をクリック
↓
画面中央にメッセージや添付ファイルが確認できる。
メッセージについては画面下部から入力し返信することも可能。

操作は以上になります。
メッセージのやり取り以外は居宅からの一方的な送信になるので、確認するのみとなっています。

居宅から送信されたデータを確認する（カイポケ非会員）

カイポケと契約していない事業所の場合は、初回に必ずFAXが送られる仕様となっています。

受信する前の確認点

受け取り側の事業所で確認するポイントをいくつか説明します。

• 初回は必ずFAXで通知が届く
• インターネット上でダウンロードする為、パソコン環境が必要になる
• ダウンロードを行うサイト名は「カイポケケア連携」という名称になっている
• 個人情報の取り扱いには十分注意する
• 居宅へはメッセージのやりとりのみ可能、帳票データに関しては受け取りのみ

受け取り側であるサービス事業所は、通知方法をFAXかメールの２通りを選択できますが、初回は必ずFAXになります。

FAXを受け取る（初回必須）

カイポケ会員の居宅からデータを送信したという旨のFAXが届きます。

FAXにはカイポケが用意している「カイポケケア連携」というサイトでログインする為のユーザーIDとパスワードが記載されています。
併せて、初回の場合は提供票のダウンロードに必要な「初回ダウンロードKEY」というものきさいされています。

FAXが確認できたらカイポケケア連携へアクセスしましょう。

カイポケケア連携へログインしダウンロードする

帳票のダウンロードやメッセージの確認は、カイポケケア連携というサイトで行います。
サイトはコチラ

前項のFAXに記載されている情報を入力しログインします。
ログイン後は画面上部のメニュー「提供票/ファイルダウンロード」という項目をクリックし、該当のファイルをクリック、ダウンロードします。
※初回はFAXに記載されている「初回ダウンロードKEY」が必要になります。

以上で操作は完了です。ダウンロードされたファイルを開き、確認することができます。

メッセージの送受信を行う

ショートメールの様な感覚でメッセージの送受信も可能です。

ログイン後、画面上部のメニュー「メッセージ交換」をクリック
↓
画面上でメッセージが表示されるので、必要に応じてメッセージを返信する

操作は以上になります。
メッセージ以外は居宅からのデータを受け取るのみになります。

居宅からの通知方法を変更できる

少し話がそれますが、受け取り側であるサービス事業所は、居宅からの通知方法をメールに変更することができます。

カイポケケア連携へログインし、画面上部のメニュー「事業所情報変更」を開くと、受け取り側のサービス事業所の情報を編集することができます。
その中にメールアドレスを入力する項目があり、入力し登録すれば自動的に次回以降の居宅からの通知は登録先のメールアドレスに送られるようになります。

FAX用紙がもったいなかったり、メールの方が確認をするといった場合は変更した方が効率的でしょう。
メール受信の際は迷惑メールなどに振り分けられてしまう可能性があるので注意しましょう。

まとめ

以上がカイポケ連携（ケア連携）の使い方になります。

居宅側から見ると重要な帳票がカイポケ内で送信することが可能で非常に優秀ですが、受け取り側の事業所から見ると、都度確認が必要になるので面倒と思う方もいるでしょう。
事実、別記事で紹介しているデータ連携と比べると、利用頻度はそこまで高くない様です。

データ連携と併せて、ケア連携機能も是非ともご参考にしてください。

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