こんにちは、カイポケWiki（@kaipokewiki）です。
このブログでは介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」の使い方や、会員・非会員に向けてのノウハウを解説しています。
他の事業所はダウンロードができるのに特定の事業所がダウンロードできない
パスワードを求められるが既存の事業所は求められない
以上のような、カイポケ非会員向けに無料利用できるケア連携について、提供票がダウンロードできない場合の解決方法を解説していきます。
✅この記事の内容
・カイポケ非会員のサービス事業所が居宅から来る提供票をダウンロードできない原因が確認できる
・ダウンロードできない場合の解決方法を確認することができる
当ブログは、カイポケの利用経験者や詳細に詳しい操作経験者などの有志によって作成されています。
カイポケにアクセスするのが困難な場合や、カイポケカスタマーサポートへの連絡や問い合わせメールに時間を要してしまう時に、役立つ記事を掲載しています。
この記事では、カイポケ非会員向けに無料利用できる「カイポケケア連携」を利用した際に、提供票がダウンロードできない場合の解決方法について解説しています。
新規にやり取りする居宅の場合、既存の居宅からの提供票ダウンロードと少しだけ流れが違います
内容としては難しく無いので、是非ともご参考にしてください。
カイポケケア連携（データ連携）とは
カイポケケア連携（データ連携）とは、カイポケを利用している居宅がオンライン上でサービス事業所へ提供票を送ることができるカイポケ独自の機能です
ケアマネージャーから送られてくる提供票はFAX・手渡し・郵送などでサービス事業所や利用者に渡ることがほとんどですが、この機能を利用するとカイポケの画面内で提供票の予定や実績がデータ上で送受信することができ、コスト改善や業務効率アップに貢献できる機能となります。
利用方法やアクシデントの対処方法については、以前ご紹介させていただいた記事がありますので、そちらも是非ともご参考にしてください。
今回はカイポケ非会員が利用する際の限定的なケースについて解説します
居宅から送られた提供票がダウンロードできない
今回解説するケースは以下の様な限定的な場合になります
- カイポケ非会員である
- カイポケケア連携を既に利用したことがある
- 居宅から送られた提供票をダウンロードしたことがある
- 新規でやり取りすることになった居宅からの提供票がダウンロードできない
- 既存の居宅と異なり、パスワードを求められる
以上の状況下における理由は以下になります。
新規の居宅とやり取りする場合、初回は必ずFAXが送られる
カイポケケア連携は、１居宅＝１やり取りの考え方で、新規の居宅は都度新規でやりとりする考え方になります。
カイポケ非会員のサービス事業所から見ると分かりにくい仕様ですが、カイポケケア連携でやり取りする居宅は全てまとめて一括りではありません。
今まで何度もやり取りしていた居宅がいたとしても、新規の居宅とのやり取りは別物として考えます。
そして、新規の居宅とやり取りする場合、初回は必ずFAXが届く仕様になっています。
（FAXは居宅が実際に送っているのではなく、カイポケの自動送信機能を利用してFAXしています）
カイポケケア連携の機能として、居宅から提供票が送られてくる際に、受け取り方法を「メール」にする事ができます（サービス事業所側で設定可能）。
しかし、新規の居宅とのやり取りは、この設定に関係なく必ずFAXが届く仕様なのです。
上の画像の様なFAXが送られる仕様となり、この紙面に初回ダウンロードKEYが記載されているのです。
よって、居宅から送られてきたFAXが確認できなければ、ダウンロードすることができません。
※ダウンロードKEYはカイポケ側が設定している数字になり、居宅にも分からない仕様になっています。
FAXが到着確認できない
居宅から送られたFAXが確認できない場合、いくつかの原因が考えられます。
- 居宅がFAX番号を間違えている
居宅はカイポケ上で送り先の事業所のFAX番号を登録していますが、番号が誤っていれば当然送られません。
全く関連性がない所にFAXしてしまっている可能性もあるので、早急な確認が必要になります。 - FAX機器の設定や状態が影響している
受け取り側のFAX機器が「未登録番号からのFAXは受信されない」「紙やインクが無くFAX機能が停止している」などの理由で確認できない場合があります。 - カイポケ側に原因がある
カイポケ自体がFAX機能について障害発生している可能性があります。その場合は障害復旧後に送られるのか等、確認が必要になります。
カイポケを使っていない事業所から見ると、新規の居宅とのやり取りは少し面倒な所がありますね・・・
初回を乗り越えれば双方にとって利便性が高い機能ではあるので、ご活用をおすすめします。
まとめ
以上がカイポケ非会員向けに無料利用できるケア連携について、提供票がダウンロードできない場合の解決方法になります。
内容をまとめると
- 新規の居宅の場合は初回は必ずFAXが送られる
- FAXに記載されているパスワードが分からないと、提供票のダウンロードができない
- FAXが確認できない場合はいくつかの可能性を確認しなければならない
となります。
慣れれば良い機能ではあるので、是非ともご活用ください
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