こんにちは、カイポケWiki（@kaipokewiki）です。
このブログでは介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」の使い方や、会員・非会員に向けてのノウハウを解説しています。
他社事業所からカイポケ連携お願いしますと言われたけどよく分からない
カイポケ連携を利用しようと思ったけどうまくいかない
以上のような、カイポケ連携に関する疑問や不安を解消しながら解説していきます。
✅この記事の内容
・カイポケ連携（データ連携）の使い方を知ることができる
・データ連携とケア連携の違いを知ることができる
・エラーが出た時の確認、対応方法を知ることができる
当ブログは、カイポケの利用経験者や詳細に詳しい操作経験者などの有志によって作成されています。
カイポケにアクセスするのが困難な場合や、カイポケカスタマーサポートへの連絡や問い合わせメールに時間を要してしまう時に、役立つ記事を掲載しています。
この記事では、カイポケのデータ連携（ケア連携）の操作方法について解説しています。
カイポケ独自の機能であるデータ連携を活用することで、ケアマネージャーからサービス事業所への提供票の送信をカイポケ画面で行うことができ、更に受取先のサービス事業所がカイポケ会員だった場合はサービス実績を居宅に送り返すことも可能である非常に利便性が高い機能になります。
しかし、全てのサービスがやり取りできるわけでもありません。
中には全く使えないケース、というのも存在します。
居宅は特に知っておいた方が良い機能になるのでおすすめです
カイポケデータ連携とは
カイポケデータ連携とは、カイポケの画面内で作成された提供票のデータを他社事業所に送ることができる機能になります。
通常、ケアマネージャーから送られてくる提供票はFAX、郵送、メールなどを使い他社の事業所に届きますが、データ連携を利用すればカイポケの画面内で作業を完了することが可能で、作業効率アップ・コスト削減ができる機能となります。
カイポケデータ連携の主な概要、ルールは以下のようになっています。
- 居宅（ケアマネージャー）からサービス事業所へ提供票の予定を送信することができる（一部除く）
- 居宅がデータ連携を利用する上で相手先がカイポケの非会員だった場合は、FAX番号が必須になる
- カイポケの会員であるサービス事業所は、居宅から受信した提供票に対して実績を送信することができる（一部除く）
- 双方会員同士の場合は送受信を何度でも行える
- カイポケの非会員は居宅からの受信のみ行える
次にケア連携について確認しましょう。
「データ連携」と「ケア連携」の違い
カイポケでは「データ連携」と「ケア連携」という２種類の連携機能があり、それぞれ用途が異なります。
こちらの違いについては、カイポケの画面では正直分かりにくいので、当サイトでは分かりやすく以下のように定義します。
- データ連携
カイポケ会員である居宅の「予定・実績管理」メニューから提供票のデータを送信できる機能。
受け取り側のサービス事業所がカイポケ会員だった場合は、居宅へ実績が入力されたデータを送信することも可能。 - ケア連携
カイポケのサイトトップメニュー「ケア連携」から提供票・ケアプラン・アセスメント等の帳票をサービス事業所へ送ることができる機能
似たり寄ったりの内容でよく分からないですね。
受け取る側であるサービス事業所がカイポケ会員だった場合はデータ連携とケア連携が使えて、非会員の場合はケア連携のみ、だけど居宅側から見るとどちらもデータ連携というメニューの中で処理できたり、かなり分かりにくい画面になっています（何故この様な仕様にしたのでしょうか…）
今回はデータ連携に的を絞っていきます。
※ケア連携については別記事にて紹介しています。
次に、データ連携を利用する上での諸注意を説明します。
データ連携で気をつけるべきこと
個人情報の取り扱いでもあるデータ連携は、いくつか注意すべき点があります。
- 送り間違えに注意
後述しますが、データ連携は居宅からの送り先がカイポケ非会員だった場合、必ずFAXを利用します。
提供票は個人情報の塊です。送信先が別事業所や赤の他人だった場合、大惨事になりかねません。
初回の送受信は特に注意が必要です。 - 連携できないサービスがある
特定のサービスは居宅との連携ができない仕様になっています。
例えば保険外サービス・医療サービス（訪問看護）・障害者総合支援など、特定のサービスは連携不可となっているので注意が必要です。
以上を踏まえ、具体的な操作へ進んでいきましょう。
データ連携で提供票（予定）を送信する（居宅）
まずは予定を送る居宅側の操作を解説していきます。
①事前準備をする
大前提としてカイポケの画面内で利用者の情報がなければデータ連携は利用できません。
- 送信先の他社事業所の登録（カイポケ非会員に送信する場合はFAX番号必須）
- 該当の利用者の登録（基本情報・被保険者証）
- 該当の利用者の提供票（予定）
以上がデータ連携に必要な情報になります。
当然、上記の登録以前に自社事業所やケアマネージャーとしての自分自身の登録も必要です。
②提供票（予定）を確定させる
データ連携の操作は、予定が確定されていないと行えません。
予定・実績管理から「利用者別予実登録」をクリック
↓
該当の利用者をクリックし、該当のサービス提供月を選択・表示
↓
提供票の左下辺りにある黄色のボタン「予定を確定する」をクリック
これで予定は確定されました。
③非会員データ連携設定をする
相手先がカイポケ非会員でもデータ連携できるように設定します。
この設定は変更がない限り１度行えば完了です。
予定・実績管理管理から「提供票データ連携」をクリック
↓
画面左側に黄色のボタン「提供票即時送信設定」をクリック
↓
設定画面が表示されるので「利用規約に同意」は同意にチェック、その他は事業所の任意で選択。
↓
画面右下黄色のボタン「登録する」をクリック
以上で設定は完了になります。
設定の変更は常時可能です。
④予定を送信する（個人）
後はボタンを押すだけで送信完了です。
予定・実績管理から「利用者別予実登録」をクリック
↓
該当の利用者をクリックし、該当のサービス提供月を選択・表示
↓
提供票から左上辺りにある「データ連携」のタブをクリック
↓
予定を送信したい該当の事業所の行の左端をチェック
↓
画面右下の黄色いボタン「予定を送信する」をクリック
↓
「予定の送信状況」が「送信中」になっていれば成功
⑤予定を送信する（複数名まとめて）
まとめて送信する場合でも操作は簡単です。
予定・実績管理から「提供表データ連携」をクリック
↓
該当のサービス提供月を選択・表示
↓
画面中段の事業所一覧から送信したい利用者名の行の左端をチェック
↓
画面下部の印刷設定を確認、変更の場合は任意でチェック
↓
画面右下の黄色いボタン「予定を送信する」をクリック
↓
「予定の送信状況」が「送信中」になっていれば成功
以上で完了です。
尚、何かしらの理由送信ができなかった場合は一定時間（数十分ほど）経過後にエラー表記が表示されます。
後ほど再確認しておくと確実でしょう。
データ連携で提供票（実績）を受信する（居宅）
続けて、サービス事業所から送られてきた実績を受信する方法を説明します。
実績を受信する前の注意点
実績の受信を行う前に、以下の内容を理解しておきましょう。
- 居宅に実績を送信できるのはカイポケ会員のサービス事業所のみ
- 送信元のサービス事業所が実績を送ってこなければ、実績を受信することはできない
- 居宅の提供表に既に実績が入力されている場合、上書きする場合がある
特に上書きの場合は、元に戻すことができないので注意が必要です。
実績を受信する（個人）
操作は非常に簡単です。
予定・実績管理から「利用者別予実登録」をクリック
↓
該当の利用者をクリックし、該当のサービス提供月を選択・表示
↓
提供票から左上辺りにある「データ連携」のタブをクリック
↓
画面左側の「実績の受信」をクリック
↓
実績を受信したい該当の事業所の行の左端をチェック
↓
画面右下の黄色いボタン「実績を受信する」をクリック
↓
「予定の送信状況」が「送信中」になっていれば成功
続けてまとめて受信する操作も説明します。
実績を受信する（複数名まとめて）
こちらも操作は簡単です。
予定・実績管理から「提供表データ連携」をクリック
↓
該当のサービス提供月を選択・表示
↓
画面左側にある「実績の受信」のタブをクリック
↓
画面中段の事業所一覧から送信したい利用者名の行の左端をチェック
↓
画面下部の印刷設定を確認、変更の場合は任意でチェック
↓
画面右下の黄色いボタン「実績を受信する」をクリック
以上で完了です。
予定の送信より操作は単純なので、流れを理解するとスムーズでしょう。
カイポケ会員がデータ連携で提供票（予定）を受信する（サービス事業所）
居宅から送られてきた提供票（予定）を受信する操作を説明します。
予定を受信する前の注意点
実績の受信を行う前に、以下の内容を理解しておきましょう。
- 相手先の居宅が提供票を送ってこなければ、予定を受信することはできない
- 自身の提供表に既に予定が入力されている場合、上書きする場合がある
特に上書きの場合は、元に戻すことができないので注意が必要です。
予定を受信する（個人ごと）
操作は非常に簡単です。
予定・実績管理から「利用者別予実登録」をクリック
↓
該当の利用者をクリックし、該当のサービス提供月を選択・表示
↓
居宅から提供票が送られていると「提供票が届いています」というメッセージが表示されているので、提供票から左上辺りにある「データ連携」のタブをクリック
↓
画面左側の「予定の受信」をクリック
↓
予定を受信したい該当の事業所の行の左端をチェック
↓
画面右下の黄色いボタン「予定を受信する」をクリック
続けてまとめて受信する操作も説明します。
予定を受信する（複数名まとめて）
こちらも操作は簡単です。
予定・実績管理から「提供表データ連携」をクリック
↓
該当のサービス提供月を選択・表示
↓
画面中段から受信したい利用者名の行の左端をチェック
↓
画面右下の黄色いボタン「予定を受信する」をクリック
以上で完了です。
操作は単純なので、流れを理解するとスムーズでしょう。
カイポケ会員がデータ連携で提供票（実績）を送信する（サービス事業所）
実績を入力した提供票を居宅へ送信することができます。
実績を送信する前の注意点
実績の送信を行う前に、以下の内容を理解しておきましょう。
特定のサービス（保険外・特定の総合事業サービス・医療、障害サービス等）は送信できない
訪問介護やデイサービスにおいて要支援の利用者に提供される総合事業サービスは地域によってルールが異なり、データ連携が非対応の種類があるようです。
その他にもデータ連携が利用できない種類があるので、送信の際は確認しておくとよいでしょう。
①事前準備をする
大前提としてカイポケの画面内で利用者の情報がなければデータ連携は利用できません。
- 送信先の居宅の登録（他社事業所情報）
- 該当の利用者の登録（基本情報・被保険者証）
- 該当の利用者の提供票（実績）
以上がデータ連携に必要な情報になります。
当然、上記の登録以前に自社事業所の設定も正しいことが必要です。
②提供票（実績）を確定させる
データ連携の操作は、実績が確定されていないと行えません。
予定・実績管理から「利用者別予実登録」をクリック
↓
該当の利用者をクリックし、該当のサービス提供月を選択・表示
↓
提供票の左下辺りにある黄色のボタン「実績を確定する」をクリック
↓
「実績は確定済みの状態です」が表示されれば完了
これで実績は確定されました。
③実績を送信する（個人）
後はボタンを押すだけで送信完了です。
予定・実績管理から「利用者別予実登録」をクリック
↓
該当の利用者をクリックし、該当のサービス提供月を選択・表示
↓
提供票から左上辺りにある「データ連携」のタブをクリック
↓
実績を送信したい該当の事業所の行の左端をチェック
↓
画面右下の黄色いボタン「実績を送信する」をクリック
⑤実績を送信する（複数名まとめて）
こちらも操作は簡単です。
予定・実績管理から「提供表データ連携」をクリック
↓
該当のサービス提供月を選択・表示
↓
画面中段の送信したい利用者名の行の左端をチェック
↓
画面右下の黄色いボタン「実績を送信する」をクリック
以上で完了です。
尚、何かしらの理由送信ができなかった場合は一定時間（数分〜数十分ほど）経過後にエラー表記が表示されます。
後ほど再確認しておくと確実でしょう。
カイポケ非会員がデータ連携で提供票（予定）を受信する（サービス事業所）
カイポケ会員の居宅から送られてきた提供票（予定）を受信する操作を説明します。
予定を受信する前の注意点
提供票の受信を行う前に、以下の内容を理解しておきましょう。
- 初回は必ずFAXで通知が届く
- インターネット上で提供票をダウンロードする為、パソコン環境が必要になる
- ダウンロードを行うサイト名は「カイポケケア連携」という名称になっている
- 個人情報の取り扱いには十分注意する
- 居宅へ提供票の実績は送れない
受け取り側であるサービス事業所は、通知方法をFAXかメールの２通りを選択できますが、初回は必ずFAXになります。
FAXを受け取る（初回必須）
カイポケ会員の居宅から提供票が届いたという旨のFAXが届きます。
FAXにはカイポケが用意している「カイポケケア連携」というサイトでログインする為のユーザーIDとパスワードが記載されています。
併せて、初回の場合は提供票のダウンロードに必要な「初回ダウンロードKEY」というものきさいされています。
FAXが確認できたらカイポケケア連携へアクセスしましょう。
カイポケケア連携へログインし提供票をダウンロードする
提供票のダウンロードは、カイポケケア連携というサイトで行います。
サイトはコチラ
前項のFAXに記載されている情報を入力しログインします。
ログイン後は画面上部のメニュー「提供票/ファイルダウンロード」という項目をクリックし、該当のファイルをクリック、ダウンロードします。
※初回はFAXに記載されている「初回ダウンロードKEY」が必要になります。
以上で操作は完了です。ダウンロードされたファイルを開き、提供票を確認しましょう。
居宅からの通知方法を変更できる
少し話がそれますが、受け取り側であるサービス事業所は、居宅からの通知方法をメールに変更することができます。
カイポケケア連携へログインし、画面上部のメニュー「事業所情報変更」を開くと、受け取り側のサービス事業所の情報を編集することができます。
その中にメールアドレスを入力する項目があり、入力し登録すれば自動的に次回以降の居宅からの通知は登録先のメールアドレスに送られるようになります。
FAX用紙がもったいなかったり、メールの方が確認をするといった場合は変更した方が効率的でしょう。
メール受信の際は迷惑メールなどに振り分けられてしまう可能性があるので注意しましょう。
データ連携がうまくいかない場合
最後に、データ連携がエラーなどでうまくいかない場合の対応方法を解説します。
データ連携ができない場合、ケースが細かく分かれます。
全てを記載すると膨大な量になるので、ここではケース別に見るのではなく、どの項目を確認すべきか、という形で説明します。
送る側（自分側）で確認すること
エラーに気づいたら自分のカイポケの画面では以下の項目を確認してみましょう。
- 他社事業所情報
事業者番号やFAX番号が異なる場合は送信できません。 - 利用者情報
受け取る側もカイポケ会員だった場合、カイポケが同一の利用者と判断される場合のみデータ連携が可能となります。
同一の利用者を判断する定義は明確にはなっていませんが、情報を確認する限りでは
・氏名（カナ含む）
・性別
・生年月日
・被保険者証
最低でもこれらが異なっているとデータ連携は利用できないようです。 - データ連携に対応しているサービスか
前述した通り、特定のサービスに関してはデータ連携が非対応です。 - カイポケ自体がネットワーク障害を起こしていないか
こちらについては解消方法は無く、復旧を待つしかありません。
以上な主な確認項目ですが、間違いがない場合受け取り側に問題があるかも知れません。
受け取る側（相手側）で確認すること
提供票を送ったと言われたのに確認できない場合、以下のようなことが考えられます。
- 他社事業所情報
事業者番号が異なる場合は送信できません。 - 利用者情報
受け取る側もカイポケ会員だった場合、カイポケが同一の利用者と判断される場合のみデータ連携が可能となります。
同一の利用者を判断する定義は明確にはなっていませんが、情報を確認する限りでは
・氏名（カナ含む）
・性別
・生年月日
・被保険者証
最低でもこれらが異なっているとデータ連携は利用できないようです。 - データ連携に対応しているサービスか
前述した通り、特定のサービスに関してはデータ連携が非対応です。 - FAX番号を伝え間違えていないか（カイポケ非会員のみ）
カイポケ非会員については初回のやり取りが必ずFAXで行われます。
居宅が認識しているFAX番号に誤りがある場合は居宅が送信できません。 - カイポケ自体がネットワーク障害を起こしていないか
こちらについては解消方法は無く、復旧を待つしかありません。
基本的な確認項目は双方同じです。
以上の確認をおこなっても間違いが見つからなかった場合は、カイポケカスタマーサポートへ問い合わせてみましょう
データ連携ができない場合の詳細な対応方法については別記事で紹介していますので、是非ともご参照ください。
まとめ
以上がカイポケ連携（データ連携）の使い方になります。
内容をまとめると
- データ連携は相手の事業所と提供票をやり取りする機能である
- データ連携とケア連携は内容が異なる
- データ連携とケア連携の区分けは分かりにくい
- データ連携は個人情報の取扱について注意しなければならない
- 送信や受信はそれぞれ操作方法が異なる
- データ連携がうまくできない場合は自分だけではなく相手が原因の場合がある
となります。
この機能はネットでも好評している人が多い印象を受けます。
カイポケ同士だとデータ連携をするだけでレセプト請求業務に直結するデータが完成するので非常に便利ですよね。
利用できないケースが存在するのも確かですが、業務効率アップを希望している方は、活用する意味はあると思います！
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