こんにちは、カイポケWiki（@kaipokewiki）です。
このブログでは介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」の使い方や、会員・非会員に向けてのノウハウを解説しています。
変えた覚えのない利用者のデータを発見した
退職した職員が外部からアクセスしているかもしれない
以上のような、カイポケのログインに関する様々な疑問や不安にお答えしていきます。
✅この記事の内容
・ログイン履歴を確認する方法を知ることができる
・セキュリティに関する事前の予防策を確認することができる
当ブログは、カイポケの利用経験者や詳細に詳しい操作経験者などの有志により作成されています。
介護経営支援ソフトカイポケを中心に、ソフト情報や介護業界の情報を発信しています。
また、カイポケにアクセスするのが困難な場合や、カイポケカスタマーサポートへの連絡や問い合わせメールに時間を要してしまう時に、役立つ記事を掲載しています。
本記事では、カイポケのログイン履歴を確認する方法についての情報を解説しています。
カイポケは事業所の職員情報や利用者の個人情報など、漏洩すると大惨事になりかねない可能性のある情報ばかりです。この記事を参考に最適なセキュリティ対策を講じていただければと思います。
大変な事態に発展する前に早急な対策を行いましょう
ログイン履歴を確認する方法
カイポケに誰がいつログインしたかを確認するのは、カイポケに依頼をかけるしかありません。
カイポケでは画面によって操作した履歴を確認することは可能ですが、ログインの履歴を辿る画面の用意がそもそも存在しません。
誰がいつログインしたかは、カイポケ側だけが掌握している情報になるので、開示してもらう場合はカイポケに依頼をかけるしか無いようです。
併せて、ログイン履歴の調査はカイポケの基本サービスには含まれておらず、行うか否かはカイポケ側の判断になるので、場合によっては調査してもらえない可能性があります。
カイポケに調査をしてもらえる様に、必要な情報を確認して準備をしましょう。
ログイン履歴の確認依頼をかける時に事前用意しておく情報
まず依頼を提出する前に用意しておくべき情報を整理しましょう。
- 調査をするに値する理由
何かしらの不正が行われ、事業所に損害が発生している等、調査しなければ問題に発展してしまう理由を明確に伝える必要があります。
カイポケは調査するに値する事由がない場合、調査を行わない可能性があるので、いつログインしたか知りたいという内容だけだと、受付してもらえない可能性があります。 - 日時
「○月○日○時○分〜△月△日△時△分」と、調査時間について詳細に伝える必要があります。 - 調査すべきログインID
ログイン履歴を確認したい場合、おそらく対象の人物が存在すると思いますが、その職員が使用したであろうログインIDがどれなのかを伝える必要があります。 - 管理者ユーザーID
カイポケに依頼を提出する場合は、基本的にカイポケの登録上の管理者（スーパーユーザー）からの依頼で無ければ受付してもらえない場合がある様です。
以上の情報が確認できて、やっと窓口に立てるというイメージです。
前述した通り、これらの準備が出来ていたとしても、カイポケ側の判断によっては調査しないという返答が返ってくるかもしれません。
調査依頼は以下の方法で行います。
ログイン履歴の調査を依頼する方法
カイポケへの依頼方法は２通りあります。
- カスタマーサポートへ問い合わせる
カイポケ会員になるとユーザー専用のサポートセンターがあり、そちらに連絡することで受付が可能です。 - BIZメールで問い合わせる
カイポケユーザー独自のメールシステムであるBIZメールというものがあり、普段操作を行なっているカイポケ画面から問い合わせることが可能です。
どちらが良いというのはありませんが、メールだと文章になるので場合によっては伝わりづらいかもしれません。
ログイン履歴の調査確認は時間がかかる
カイポケ側が行うログイン履歴の調査確認は内容によってかなりの時間を要します。
上記でも説明した様に、そもそもログイン履歴の調査はカイポケが用意しているサービスではなく、非常時の対応という認識です。
膨大なデータから特定の情報を確認するのは困難のようで、１週間からケースによっては１ヶ月も時間を要する場合があります。
どれくらいの時間を要するかは明確にはなっていませんが、即日対応というのは非常に難しいことを事前に認識しておいた方が良いでしょう。
最後に、ログイン履歴を確認する様なアクシデントに見舞われる前に、事前にできる予防策を説明します。
アクシデント防止に役立つユーザーID
カイポケにログインする際に利用するユーザーIDを管理する事で不正アクセス防止の予防策になります。
ユーザーIDはカイポケ契約開始時に必ず１つ以上付与されるIDになりますが、カイポケ内に登録された職員分だけユーザーIDの作成が可能です。
当記事の様にログイン履歴を確認したい時は、ユーザーIDが分かれていると誰がログインしたかが素早く明確に確認することができます。
ユーザーIDについてのメリットについて見てみましょう。
ユーザーID作成・管理をおすすめする理由
ユーザーIDを作成・管理することで、以下の様なメリットがあります。
- ログイン履歴の調査を依頼する場合、調査がスムーズになる
１つのユーザーIDを複数の職員で使い回している場合、実際に誰がログインしたかを明確にするのは非常に困難です。
自分以外のユーザーIDは分からないという対策を事前にしておけば、万が一の事態にもスムーズに対応できます。 - 職員ごとに画面制限を設けられる
カイポケに備わっている機能として、ユーザーIDごとに閲覧できる画面を制限できる様になっています。
特定の職員に特定の画面を操作して欲しくないという場合は、こちらの機能が便利です。 - 職員ごとの操作状況を確認できる
カイポケ内の通常の業務操作（記録作成やレセプト作成）が、いつ誰が操作を行ったかを確認できる様になります。
その他の役に立つケースは以下でも紹介しています。
ユーザーID作成は比較的簡単に操作できますので、職員ごとのユーザーIDの発行をおすすめします。
事業所内の施設長だったり管理者であったり、誰かしらIDを管理する職員を決めておいた方が良いでしょう。
まとめ
以上がカイポケでログイン履歴を確認する方法になります。
内容をまとめると
- ユーザー側でログイン履歴を確認することはできない
- ログイン履歴を確認するためにはカイポケに調査依頼をかけなければならない
- 調査依頼をかける前に確認しておく点がある
- 調査依頼をかけてもカイポケに断られる可能性がある
- 調査は時間がかかる
- 事前予防策にはユーザーIDの管理がおすすめ
となります。
ログイン履歴の調査は手間と時間がかかってしまいます。
予防策のためにもユーザーIDの管理等、セキュリティ対策を意識して快適な操作環境を手に入れましょう！
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