カイポケを始めたら最初にするべきこと３選

こんにちは、カイポケWikiです。
この記事では介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」を利用開始した後に何をすべきかを解説しています。

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以上のような、カイポケを検討する様々な疑問や不安を解消しながら解説していきます。

✅この記事の内容
・カイポケで最初にするべきこと
・サービス種類によっては別途やった方が良いこと

スムーズで万全なスタートダッシュをきれる様に、しっかりとこなしていきましょう！

会員情報を確認しよう

カイポケを利用する上で、最初の非常に重要な部分になります。

カイポケを利用する主な理由は、レセプト請求業務を行うことですが、基本的な設定が正しくなければ国保連や利用者の請求を作れたとしても返戻や金額の差異が生じてしまいます。

設定は変更がなければ一度で済むものばかりなので、しっかりと確認しながら設定していきましょう。

自社情報を確認しよう

自分の会社・事業所の情報が正しいかを確認しましょう。

カイポケを契約する際に会社情報を登録していることがほとんどですが、万が一最初の登録情報が誤っていると、最悪請求が行えずお金が入ってこない…という事になりかねません。

まずは自社情報で注意するべきポイントを各項目ごとに確認しましょう。

・法人情報
法人登記をしている情報を登録する部分になります。

・拠点情報
事業所の住所や電話番号を登録する項目になります。

・事業所情報
主に国保連請求につながる事業所の詳細情報を登録します。

以上、自社情報の大部分は経営管理全般に直結する重要な部分になります。
次に職員情報を確認しましょう。

職員情報を確認しよう

レセプト請求業務を行う上で必要な部分になります。

カイポケのレセプト請求業務は職員情報を連動している部分が多く、正しく登録されていないと作業を進められない場合があります。

職員情報は以下の様にサービス種類に関わらず共通の項目もあれば、サービス独自の必要な職員が異なる場合があります。

• 居宅介護支援
  ケアマネージャーの登録が必須になります。
  登録がなければ利用者の被保険者証を登録する際に中断することになってしまいます。
• 訪問介護
  勤怠管理機能を利用する場合、ヘルパ職員ーもしくはサービス提供責任者の登録が必要になります。レセプト請求業務上は必須ではありません。
• 通所介護
  介護記録機能を利用する場合、介護職員の登録が必要になります。レセプト請求業務上は必須ではありません。

以上が職員情報でチェックするべき主な部分になります。
続いてユーザー情報の確認へ進みましょう。

ユーザー情報を確認しよう

ユーザー情報で作成できる「ユーザーID」は個人情報漏洩を防ぐセキュリティ上の管理で非常に重要な項目になります。

カイポケはクラウド型ソフトウェアで、ログイン情報が分かればいつでもどこでもデータを閲覧することができます。
従ってログイン情報は第三者に漏洩しないよう厳重な注意が必要です。

ユーザーIDの主なルールは以下の様になります。

• ユーザーIDは1人１つ付与できる
  ユーザーIDは1人につき１つというルールがあります。従って最大個数は登録されている職員数と同じ数になります。
• 管理ユーザーID
  カイポケ内の全てのデータにアクセスする権限を持つIDになり、基本的に契約時に管理者に該当する職員に１つ付与されます。
  レセプト請求業務のみならず、カイポケとの契約情報やお金の流れについても全て閲覧できるIDになります。
• 一般ユーザーID
  カイポケ内で特定の制限を設けることができるIDになります。ヘルパーや介護職員等のIDはこちらで管理されるのが基本となります。

事業所の方針に合わせて、誰がどのIDを利用するのかを管理して、しっかりとしたセイキュリティ対策を行いましょう。

以上を確認できたら、次は請求業務に関しての設定を行いましょう。

国保連への請求ができる様に設定しよう

国保連請求を行う場合、カイポケの契約とは別に国保連とも手続きを行わなければなりません。

国保連との手続きが完了していなければ、カイポケ内でいくら正しい請求データを作成できたとしても受け付けてもらえません。

国保連請求の手続きについて、注意点を確認しつつ進めていきましょう。

国保連への請求方法は「インターネット請求」が一般的

国保連へ請求する方法は複数ありますが、現在はインターネット請求が一般的です。

現在は紙媒体・CD-R媒体・インターネット請求の3種類が主な請求方法ですが、都道府県によってはインターネット請求以外がNGな地域もある様です。
全国共通で受付可能な方法がインターネット請求になります。

作業効率の面でもインターネット請求が一番便利なのでおすすめです。

手続き完了までに時間がかかる

インターネット請求の手続きは手間と時間がかかります。

手続きは大まかに３つのステップがあり、1つ１つに日数がかかり、尚且つ期限があります。
タイミングが合わないと２ヶ月以上先になることも…

カイポケを始めたら最優先事項として進めるのがおすすめです。
次に実際の手順を確認しましょう。

国保連へ請求するための手続きはサービス種類によって異なる

国保連への請求は、カイポケ画面内で行う場合と国保連のソフトを利用する場合があります。

• カイポケ画面内で行う国保連請求（介護保険請求）
  居宅介護支援
  訪問介護
  通所介護（デイサービス）
  福祉用具
  訪問看護（介護）
• 国保連ソフトを利用する（障害者総合支援）
  障害者総合支援
  児童発達支援

それぞれ手続きの流れが異なるので注意が必要です。

国保連へ請求する為の手続きの流れ

上記で解説した様に、それぞれ手続きの流れが異なります。

• 介護保険請求
  • 国保連に届け出を出す
  • 電子請求登録結果のお知らせをFAXする
  • 委任状を郵送する
• 障害者総合支援
  • 国保連に届け出を出す
  • 電子請求登録結果のお知らせが届いたら電子請求受付システムにて手続きを進める

後者はカイポケと関連性が無く、事業所と国保連間で行う手続きとなります。

次に、実際のカイポケの画面を操作します。

台帳管理を完成させよう

こちらは上記の項目ほどすぐにやらなければならない事ではありませんが、本格的な操作をスタートする上では最初の必須要項となります。

カイポケのレセプト請求業務を軸とした様々な操作は、台帳管理のデータが元となります。

台帳管理では主に以下の情報を登録します。

• 他社事業所情報
• 他社ケアマネ情報
• 利用者情報
• 保険外サービス
• 福祉用具レンタル商品情報（福祉用具事業所のみ）
• 福祉用具販売商品情報（福祉用具事業所のみ）
• 独自サービス情報

これらの情報を登録することで、派生する様々なメニューを操作することができる様になります。

以上がカイポケを始めたら最初にするべきことになります。
最後に、サービス種類別に優先的に進めた方が良い機能をいくつか紹介します。

レセプト請求以外のサービス機能について

カイポケでは軸となるレセプト請求操作に付随して様々な機能が備わっています。

サービスによっては書類等の提出が必要なメニューもあり、期限が設けられている場合があるので注意が必要です。

優先度が高いサービスをいくつか紹介します。

口座振替

SMBC三井住友銀行と連携し、利用者への請求を集金代行するサービスです。

口座振替を行う場合、申請の為の書類提出だったり、利用者に記載していただく口座振替依頼書の提出など、口座振替を開始するまでに時間を要します。
開業後同時に開始を予定する場合は迅速な対応が必要です。

サービス提供実施記録・介護記録

カイポケではサービス提供記録や介護記録が行えるサービスが備わっています。

訪問介護やデイサービスは利用者へのサービス提供の際に実施記録や介護記録が必要になりますが、カイポケ上の機能を利用する際はタブレット（無料貸与あり）や、スマートフォンの確保が必要になります。
開業後、利用者へのサービス提供がすぐに始まる場合はあらかじめ準備しておくと良いでしょう。

ファクタリングサービス

国保連へ請求した金額を通常の入金時期より早く入金されるサービスです。

開業したばかりの事業所は、利用者確保が計画より少なく資金繰りが困難なケースが多いです。
ファクタリングサービスを利用すればレセプト請求金額の確保ができ、安定した経営計画を構成することができます。

以上が優先度が比較的高いサービス機能になります。
必須ではありませんが、事業所背景に合わせて必要な場合は検討してみましょう。

まとめ

以上がカイポケを始めたら最初にするべきことになります。

意外とすることが多いな、と感じた方もいらっしゃると思いますが、これらはカイポケを利用していく上での初期設定の様なイメージになります。
毎回同じ作業が必要なわけではありません。

それぞれ自身の事業所の必要な作業を確認して、業務効率アップにつながる様にしっかりと設定を行ってみましょう。

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