こんにちは、カイポケWikiです。
この記事では介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」を福祉用具事業所（以下：福祉用具）で利用する場合のメリット・デメリット解説しています。
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介護ソフトがたくさんあってどれを選べばいいか分からない
カイポケは何ができて何ができないのか事前に確認したい
以上のような、カイポケを検討する様々な疑問や不安を解消しながら解説していきます。
✅この記事の内容
・カイポケとは？
・福祉用具におけるカイポケでできること
・メリット・デメリット
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業務を円滑にすべく、カイポケにするべきか検討材料として参考にしましょう！
カイポケとは？
カイポケとは、介護事業向けの顧客管理やレセプト業務である請求業務を軸とした経営支援ソフトです
2003年、株式会社SMSが設立され2006年にカイポケがリリースされました。
それから現在に至るまで、介護事業者向けソフトの筆頭格として認知されるようになりました。
対応サービス概要
カイポケが現在対応している介護サービスの種類は以下になります。
- 居宅介護支援
- 訪問介護
- 通所介護
- 訪問看護
- 福祉用具
- 障害者総合支援
- 児童発達支援
- サービス高齢者住宅
その他にも、介護事業者が必要になってくる様々なサービスがあります。
- 人材求人サービス
- ホームページ作成代行サービス
- 職員管理ツール
- 給与計算ツール
- 給与振込サービス
- 会計サービス
- ショッピングツール
- 集金代行サービス
上記の様に、顧客管理やレセプト業務に限らず様々なことがカイポケでは可能になっています。
クラウド型のソフトで環境に左右されづらい
カイポケは独自のサーバーでデータを管理するクラウド型の介護ソフトです。
クラウド型というのは、パソコンが苦手な人からすると聞き慣れない言葉ですが、
簡単に説明すると、「インターネットが使える環境であればいつでもどこでも使える」と思っていただくのがよいでしょう。
パソコンやスマートフォンなどで介護ソフトを利用する場合、大きく分けて３種類のタイプがあります
- ハードウェアタイプ
最近では殆ど見かけなくなりましたが、メーカーが提供している実物の機械を使って管理するタイプ。現物が無ければ利用できない。 - ソフトウェアタイプ
パソコンの中にソフトを取り込み（インストール）利用する。該当のパソコン以外では利用できない。 - クラウドタイプ
ソフト自体はカイポケが管理しており、インターネット上で自身のデータにアクセスし利用する。
インターネットが利用できる環境ならどこでも利用できる。
上記を見てみると、クラウドタイプが一番利便性が高いですね。
次は具体的な訪問におけるカイポケでできることを説明します。
福祉用具におけるカイポケでできること
ここでは福祉用具の実際の業務においてカイポケできる主な機能やサービスを説明します。
福祉用具は他の介護系事業所と異なり非常に多くの福祉用具商品の管理が重要視される業種です。
従って取り扱い商品の管理が操作性の良し悪しに直結し、カイポケの評価にも直結します。
顧客管理
レセプト業務にも通ずる顧客管理は非常に細かく設定することができます
例えば、個人情報・福祉用具商品・他社事業所・計画書・提供表・国保連請求等、顧客に繋がる情報を一元管理することができます。
上記の各項目に基づいて、より詳細を確認してみましょう。
- 個人情報
氏名・性別・生年月日・住所は勿論、契約日・被保険者証・公費の情報・減額認定の情報・非常時連絡先を登録することが可能 - 福祉用具商品
販売とレンタルに分かれ国保連への請求と利用者請求が自動的に計上される - 他社事業所
利用者が利用する他社事業所の情報、サービス種類や名前で分類することも可能 - 計画書
福祉用具計画書の作成が可能 - 提供表
居宅介護支援事業所とやり取りする提供表はサービス種類毎や利用者毎に印刷することが可能 - 国保連請求
操作さえ覚えれば確認するだけの簡単な仕様。インターネット伝送を利用することによりCD-Rでの請求よりも圧倒的に効率化することが可能
福祉用具商品以外の項目については、他サービス種類でも共通して利用できる部分になります。
居宅介護支援事業所とのデータ連携
提供表等のやり取りを行う居宅介護支援事業所とカイポケ内でデータを共有することができます。
FAXや郵送等で対応することが多い提供表やケアプランですが、カイポケ独自の機能であるデータ連携を利用すればコスト削減につながります。
外に出ることが多い福祉用具事業所としては時間効率もアップできるでしょう。
集金代行サービス
福祉用具の利用者請求に対して提携銀行であるSMBC三井住友銀行による集金代行サービスがあります。
福祉用具における請求業務は大きく分けて国保連請求、利用者請求の２つになりますが、利用者請求を口座振替による集金代行サービスに委託することで、カイポケ画面で一元管理することが可能です。
以上が福祉用具におけるカイポケでできる主な内容になります。
上記を踏まえて具体的なメリット・デメリットを見ていきましょう。
メリット・デメリット
カイポケを選定する上でのポイントを分かりやすく紹介します。
どの介護ソフトでも良し悪しはありますが、最も重要な部分が何なのかは事業所によって様々です。カイポケが自身のニーズに合っているかどうかをしっかりと選定しましょう。
まずはメリットです。
メリット
- 福祉用具のデータ管理がカイポケで一元化できる
レンタル商品、販売商品に関わらず福祉用具をカイポケ内に登録することができ、データを用いて国保連請求や利用者請求に連動させることができるのは大きな特徴です。 - 集金代行サービス
決まった日程で安定した資金を確保することができると共に、利用者への請求の未収を予防することもできます。 - 居宅介護支援事業所と連携が可能なデータ連携
ケアマネージャーから送られてくる提供表等の帳票をカイポケを介してやり取りすることができます。
次にデメリットを紹介します
デメリット
- 料金体系
福祉用具におけるカイポケ利用料金は月額5,000円となり、高額では無いにせよ他社ソフトと比較してみると決して安値とは言えないでしょう。 - サーバーダウンしてしまう可能性がある
カイポケはクラウド型サービスなので、データ元となるサーバーがダウンしてしまうとカイポケにアクセスすることができなくなります。
過去に国保連の請求時期にこのサーバーダウンが発生し大混乱したことがあります。（当時はtwitterでも多くのツイートがありました）
現在は解消されているという情報がありますが、クラウド型サービスではついて回る問題点です。 - サポート（カスタマーセンター）が不評
こちらもカイポケに限った話ではありませんが、電話での問い合わせ（サポートセンター）が繋がりにくい時があったり、メール対応が要領を得ないといったことがあるようです。
特に国保連への請求時期である月初は１時間待ちもザラに…なんていう話も。
普段から電話相談やメール相談を行う方の場合は不都合なケースが多いかもしれません。
以上がメリット・デメリットについてとなります。
どの介護ソフトでも良し悪しは存在するので、是非とも参考にしてください。
まとめ
以上が福祉用具事業所でカイポケを利用する上でのメリット・デメリットになります。
商品管理が福祉用具事業所の方針とマッチしているのかが重要なポイントになりますが、一度登録してしまえばレセプト請求に携わる部分はメリットが大きいのがカイポケの特徴です。
業務効率化を求め介護ソフトを選定する方が殆どだと思いますので。
今回の記事を参考にカイポケを検討してみてください。
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是非ともご覧ください。
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