こんにちは、カイポケWikiです。
この記事では介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」をデイサービスである通所介護事業所（以下：通所デイ）で利用する場合のメリット・デメリット解説しています。
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介護ソフトがたくさんあってどれを選べばいいか分からない
カイポケは何ができて何ができないのか事前に確認したい
以上のような、カイポケを検討する様々な疑問や不安を解消しながら解説していきます。
✅この記事の内容
・カイポケとは？
・通所介護におけるカイポケでできること
・メリット・デメリット
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業務を円滑にすべく、カイポケにするべきか検討材料として参考にしましょう！
カイポケとは？
カイポケとは、介護事業向けの顧客管理やレセプト業務である請求業務を軸とした経営支援ソフトです
2003年、株式会社SMSが設立され2006年にカイポケがリリースされました。
それから現在に至るまで、介護事業者向けソフトの筆頭格として認知されるようになりました。
対応サービス概要
カイポケが現在対応している介護サービスの種類は以下になります。
- 居宅介護支援
- 訪問介護
- 通所介護
- 訪問看護
- 福祉用具
- 障害者総合支援
- 児童発達支援
- サービス高齢者住宅
その他にも、介護事業者が必要になってくる様々なサービスがあります。
- 人材求人サービス
- ホームページ作成代行サービス
- 職員管理ツール
- 給与計算ツール
- 給与振込サービス
- 会計サービス
- ショッピングツール
- 集金代行サービス
上記の様に、顧客管理やレセプト業務に限らず様々なことがカイポケでは可能になっています。
クラウド型のソフトで環境に左右されづらい
カイポケは独自のサーバーでデータを管理するクラウド型の介護ソフトです。
クラウド型というのは、パソコンが苦手な人からすると聞き慣れない言葉ですが、
簡単に説明すると、「インターネットが使える環境であればいつでもどこでも使える」と思っていただくのがよいでしょう。
パソコンやスマートフォンなどで介護ソフトを利用する場合、大きく分けて３種類のタイプがあります
- ハードウェアタイプ
最近では殆ど見かけなくなりましたが、メーカーが提供している実物の機械を使って管理するタイプ。現物が無ければ利用できない。 - ソフトウェアタイプ
パソコンの中にソフトを取り込み（インストール）利用する。該当のパソコン以外では利用できない。 - クラウドタイプ
ソフト自体はカイポケが管理しており、インターネット上で自身のデータにアクセスし利用する。
インターネットが利用できる環境ならどこでも利用できる。
上記を見てみると、クラウドタイプが一番利便性が高いですね。
次は具体的な訪問におけるカイポケでできることを説明します。
デイサービスにおけるカイポケでできること
ここでは通所デイの実際の業務においてカイポケできる主な機能やサービスを説明します。
通所デイはシビアな業務時間管理と並行して利用者の送迎や記録業務を行なっていく多忙な業種です。
カイポケでは業務効率アップとなる機能が備わっています。
顧客管理
レセプト業務にも通ずる顧客管理は非常に細かく設定することができます
例えば、個人情報・他社事業所・計画書・提供表・国保連請求等、顧客に繋がる情報を一元管理することができます。
上記の各項目に基づいて、より詳細を確認してみましょう。
- 個人情報
氏名・性別・生年月日・住所は勿論、契約日・被保険者証・公費の情報・減額認定の情報・非常時連絡先を登録することが可能 - 他社事業所
利用者が利用する他社事業所の情報、サービス種類や名前で分類することも可能 - 計画書
通所介護計画書の作成が可能 - 提供表
居宅介護支援事業所とやり取りする提供表はサービス種類毎や利用者毎に印刷することが可能 - 国保連請求
操作さえ覚えれば確認するだけの簡単な仕様。インターネット伝送を利用することによりCD-Rでの請求よりも圧倒的に効率化することが可能
上記の機能は通所デイに限らず、他サービス種類でも共通して利用できる部分になります。
タブレットによる記録業務
通所デイ独自の機能として、タブレットのアプリによる記録業務ができる機能が備わっています。
通所デイがカイポケと契約すると、１事業所につき１台のiPad無料貸与が可能です。
そしてカイポケの独自アプリを利用することでタブレット上で記録業務を行い、レセプト請求業務と連動させることが可能です。
アプリで記録できる主な内容は以下になります。
- サービス利用記録
- バイタルチェック
- 食事記録
- 水分記録
- 機能訓練記録
- 排泄記録
- 入浴記録
通所デイに必要な記録はあらかた揃っていると思って良いでしょう。
集金代行サービス
通所デイの利用者請求に対して提携銀行であるSMBC三井住友銀行による集金代行サービスがあります。
通所デイにおける請求業務は大きく分けて国保連請求、利用者請求の２つになりますが、利用者請求を口座振替による集金代行サービスに委託することで、カイポケ画面で一元管理することが可能です。
以上が通所デイにおけるカイポケでできる主な内容になります。
上記を踏まえて具体的なメリット・デメリットを見ていきましょう。
メリット・デメリット
カイポケを選定する上でのポイントを分かりやすく紹介します。
どの介護ソフトでも良し悪しはありますが、最も重要な部分が何なのかは事業所によって様々です。カイポケが自身のニーズに合っているかどうかをしっかりと選定しましょう。
まずはメリットです。
メリット
- タブレットによる業務記録
通所デイにおいて業務記録とレセプト請求は別ですが、それらを一元化することで業務効率がアップできます。 - 集金代行サービス
決まった日程で安定した資金を確保することができると共に、利用者への請求の未収を予防することもできます。 - 居宅介護支援事業所と連携が可能なデータ連携
ケアマネージャーから送られてくる提供表等の帳票をカイポケを介してやり取りすることができます。 - 求人サービスが利用できる
現状、通所デイに限らずに介護業界は慢性的な人材不足です。
介護系求人サイトの「介護ジョブ」と連携が可能で、安定した人材確保が望めます。
次にデメリットを紹介します
デメリット
- 料金体系
通所デイにおけるカイポケ利用料金は月額25,000円となり、他社ソフトと比較してみると決して安値とは言えないでしょう。
レセプト請求機能とは別に様々なおトク機能を活用すれば、トータルで割安にはなりますが、請求業務以外は不要という方には割高に感じるかもしれません。 - サーバーダウンしてしまう可能性がある
カイポケはクラウド型サービスなので、データ元となるサーバーがダウンしてしまうとカイポケにアクセスすることができなくなります。
過去に国保連の請求時期にこのサーバーダウンが発生し大混乱したことがあります。（当時はtwitterでも多くのツイートがありました）
現在は解消されているという情報がありますが、クラウド型サービスではついて回る問題点です。 - サポート（カスタマーセンター）が不評
こちらもカイポケに限った話ではありませんが、電話での問い合わせ（サポートセンター）が繋がりにくい時があったり、メール対応が要領を得ないといったことがあるようです。
特に国保連への請求時期である月初は１時間待ちもザラに…なんていう話も。
普段から電話相談やメール相談を行う方の場合は不都合なケースが多いかもしれません。
以上がメリット・デメリットについてとなります。
どの介護ソフトでも良し悪しは存在するので、是非とも参考にしてください。
まとめ
以上が通所介護事業所でカイポケを利用する上でのメリット・デメリットになります。
前述したタブレットを用いた業務効率アップは他社と比べても特筆すべき点です。
現場の業務とレセプト請求業務を連動させることで時間効率の改善にもつながります。
業務効率化を求め介護ソフトを選定する方が殆どだと思いますので。
今回の記事を参考にカイポケを検討してみてください。
本サイトではカイポケの有益な情報提供や、掲示板でカイポケを利用している人の情報共有も行なっております。
是非ともご覧ください。
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