こんにちは、カイポケWiki（@kaipokewiki）です。
このブログでは介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」の使い方や、会員・非会員に向けてのノウハウを解説しています。
国保連請求時期になるとカイポケカスタマーサポートが繋がらない
普段見慣れないエラーが出て困っている
以上のような、国保連請求を行う際、多く見かけるお悩みについて解説していきます。
✅この記事の内容
・国保連請求を行う際に気をつけるポイントを確認する事ができる
・カイポケ操作で見られるエラーを解消する事ができる
当ブログは、カイポケの利用経験者や詳細に詳しい操作経験者などの有志により作成されています。
介護経営支援ソフトカイポケを中心に、ソフト情報や介護業界の情報を発信しています。
また、カイポケにアクセスするのが困難な場合や、カイポケカスタマーサポートへの連絡や問い合わせメールに時間を要してしまう時に、役立つ記事を掲載しています。
この記事では、国保連請求を行う際によくある質問について解説しています。介護請求・医療請求はカイポケ以外でも共通して確認できる内容です。
国保連請求時期のカイポケ会員専用カスタマーサポートセンターは電話が繋がらないとのご意見が非常に多いです。
請求時期に突然のアクシデントに見舞われる前に、しっかりとした事前準備を行いましょう。
サラッと流し読みするだけでも違いますよ。
国保連請求に最低限必要なもの
カイポケで国保連請求（医療請求含む）を行う際に最低限必要なものは、サービス種類によって異なります。
| 居宅介護 | 国保連に提出する手段（CDR・インターネット伝送等） 介護給付費明細書（様式7） 事業給付費明細書（様式7-3） 給付管理票（様式11） |
| 訪問介護 通所介護 | 国保連に提出する手段（CDR・インターネット伝送等） 介護給付費明細書（様式2・様式2-2・様式2-3） |
| 福祉用具 | 国保連に提出する手段（CDR・インターネット伝送等） 介護給付費明細書（様式2・様式2-2） |
| 訪問看護 | 国保連に提出する手段（CDR・インターネット伝送等） 介護給付費明細書（様式2・様式2-2） 訪問看護療養日明細書（様式4） 訪問看護療養費請求書（様式2・3） 訪問看護療養費総括票（様式1-4） |
| 訪問障害 | 国保連に提出する手段（CDR・インターネット伝送等） 障害児通所支援提供実績記録票（様式2・3・4・5） 利用者負担上限管理結果票（様式6・7・8） 障害児通所給付費請求書（様式10） 障害児通所給付費明細書（様式11） |
利用者のケースによってプラスされる書式もありますが、最低限という意味では以上になります。
上記を揃える為に、事前にチェックしておいた方が良いものを次に確認してみましょう
国保連請求で事前にチェックしておくもの
必要な情報を事前チェックしておくだけで、国保連請求時期の時間的コストを大幅に削減する事ができます。
国保連請求を行うための手段・方法は確立しているか
提出先の国保連へ送る手段が確立されていないと、いくら書式が揃っていても意味がありません。
- 国保連への提出書類を出していない（介護給付費等の請求方法変更届）
国保連へ「介護給付費等の請求方法変更届」を提出していなければ、国保連への請求を受け付けてもらえません。
開業したから請求ができる、というワケではないのでご注意ください。 - 国保連への提出書類が受諾されていない
「介護給付費等の請求方法変更届」を提出していても、受諾されていなければ請求が受付してもらえない場合があります。
特に、開業したての事業所に関しては、地域によって「◯月から請求可能」と指定される場合もあるようです。
事前に必ず確認しましょう。 - カイポケのインターネット伝送の設定が完了していない
カイポケの介護請求は、カイポケ画面上で国保連に直接請求を送信できるインターネット伝送機能が優秀ですが、その設定が完了していなければいけません。
設定には１〜２ヶ月の時間を要します。
事業所・職員の情報は正しく登録されているか
提出書式には事業所・職員の情報が記載される項目があり、誤っていると返戻の原因になります。
- 事業所情報
国保連のインターネット伝送は、事業者番号で正しい事業所か整合性を確認するシステムの様ですが、事業所名や住所、電話番号等が誤っていてもトラブルの原因になる場合があります。 - 職員情報
サービス種類によっては職員情報の整合性を確認する場合があります。
最も多いのが居宅の介護支援専門員番号などです。
利用者の情報は正しい情報が登録されているか
利用者の整合性が確認できなければ返戻の対象になる場合があります。
利用者の情報は事業所、保険者、国保連が完全に一致して初めて成り立ちます。
氏名・性別・生年月日は勿論、被保険者証番号や被保険者証適用期間、介護度など１つでも誤りがあれば、それだけで１ヶ月分の請求金額が来月以降に持ち越しになってしまいます。
ケアレスミスで収益を損失する様な事態は避けましょう。
利用者の実績・記録
実績記録に相違や虚偽が確認されると、自分だけではなく関連する事業所にも被害が及びます。
通常介護請求は居宅に所属するケアマネージャーと実績記録の整合性を確認したのち請求へと移りますが、ここに相違や虚偽が確認されると返戻となるのは勿論、ケースによっては居宅介護支援費の減額の対象となる場合など全体を巻き込んで被害が発生します。
他事業所との近所付き合いは利用者獲得や周辺地域評判の生命線です。
十分に注意しましょう。
慣れが生じるミスが大きな被害に繋がります。繰り返しの作業ではありますがしっかりと確認していくのが良いでしょう。
カイポケの国保連請求でよくある質問
カイポケWikiが確認した、カイポケの請求そうについて多く寄せられた質問について回答していきます。
カイポケWikiではカイポケや介護情報について質問などができる掲示板を用意していますので、是非ともそちらもご利用ください。
掲示板はコチラ
事業所登録をしたのに正しく出てこない・事業所登録ができない
登録した事業所は本当に正しいですか？
事業者番号、サービス種類など今一度確認してみましょう。
自社なのか他社なのかでも登録方法は異なります。
新しい被保険者証を登録したのに予定実績管理画面で正しい介護度が表示されない
被保険者証を登録する際に「被保証適用期間」と「認定有効期間」の２つの期間が存在します。
被保証適用期間は「この被保証を使いたい期間」
認定有効期間は「被保証に書いてある期間」です。
２枚の被保証の認定有効期間が重複している時は注意が必要です。
計画書やケアプランなどを登録しておらず作業が多くて大変
計画書やケアプラン、アセスメントなどの帳票は国保連には提出しません。
請求のみを優先して操作を行うなら
台帳管理→予定実績管理→国保連請求管理と最短ルートで操作しましょう。
実績が確定できない
実績が確定できない時は、画面上に表示されるエラーメッセージを確認するのが最優先ですが、良くあるパターンが
・被保険者証を含む利用者に間違いがある
・被保険者証適用期間外にサービス実績がある。
・介護度と異なるサービス実績がある。
・同法人内の別事業所が異なる利用者情報のまま実績確定している。
などが良くある原因です。
前月返戻があり修正した請求を提出したいが正しく変更できない
返戻理由や修正箇所は多岐に渡り１つに絞り込めませんが、確実なのは
実績解除→修正→実績確定
の流れです。
伝送直前までいったけど修正したい箇所が見つかった
居宅とサービス事業所で流れは異なりますが、確実なのは「確定した順番を逆に解除する」という流れです。
例えばデイや訪問介護なら
月締め処理解除→実績解除→修正したい箇所を直す→実績確定→月締め確定
居宅なら
月締め処理解除→（様式7の修正が必要なら）介護給付費解除→実績解除→修正したい箇所を直す→実績確定→（様式7を解除してたら）介護給付費設定→月締め確定
という流れになります。
伝送したのに完了しない
伝送完了は画面上のランプで判断しますが、ランプは「伝送結果を確認する」というボタンをクリックしないと最新の状況が確認できません。
しかもクリックした数分後に再度伝送画面に入り直さないと結果が更新されません。
（これ本当にめんどくさい仕様ですよね・・・）
まとめ
以上が国保連請求を行う際によくある質問についての解説になります。
内容をまとめると
- 国保連請求には最低限必要なものがサービス種類ごとにある
- 事前に確認しておいた方がスムーズな書類、手続き、項目がある
- 国保連請求の操作において、よくある問題点はすぐに解決できる
となります。
毎月１〜１０日までというハードなスケジュールでのレセプト請求操作ですが、少しでも時間効率を良好にする為にご参考にしてください。
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