カイポケの訪問記録は使える？使えない？

こんにちは、カイポケWiki（@kaipokewiki）です。
このブログでは介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」の使い方や、会員・非会員に向けてのノウハウを解説しています。

以上のような、カイポケの訪問記録に関する疑問や不安を解消しながら解説していきます。

✅この記事の内容
・データ連携（ケア連携）の基本的な仕組みを知ることができる
・カイポケ会員や非会員によって異なる状況を知ることができる
・データ連携（ケア連携）ができない時の対応方法を知ることができる

当ブログは、カイポケの利用経験者や詳細に詳しい操作経験者などの有志によって作成されています。
カイポケにアクセスするのが困難な場合や、カイポケカスタマーサポートへの連絡や問い合わせメールに時間を要してしまう時に、役立つ記事を掲載しています。

この記事では、カイポケ独自の機能であり、訪問介護事業所（障害者総合支援事業所）独自の機能である訪問記録の利便性について解説しています。

魅力的かつ合理的なサービスではありますが、時間をかけて覚えたのに自分たちの業務形態に合っていないと感じ手放さざるを得ない、なんて事になると時間効率が非常に悪くなってしまいます。
この記事ではデメリットの部分も含め、細かく説明していきます。

訪問記録とは？

訪問介護事業所や障害者総合支援事業所で利用できるカイポケ独自の機能で、スマートフォンを利用してリアルタイムで記録業務が行えて、レセプト請求業務にも連動することができます。

通常ヘルパーは、利用者の自宅へ訪問しサービスを提供した後、紙媒体で手書きの実施記録を作成し、事業所へサービス完了の報告をした後、国保連に請求すべきデータ入力をパソコンで行うというのが大まかな流れです。
訪問記録はこの作業を一元化した機能となります。

業務効率化とICT化という両面で非常にメリットが大きい機能になります。

訪問記録におけるメリット

業務効率化とICT化という点において訪問記録は非常に大きなメリットがあります。

• 現場状況がリアルタイムで確認できる
  スマートフォンにて訪問記録をスタートさせると、パソコン側のカイポケ画面に「サービス実施中」と表示されます。
  この機能によって、事業所にいる職員が現場の職員の動向を確認することが可能となります。
• 実施記録票が不要になる
  スマートフォンにて記録を行うことによって、実施記録のデータがパソコン側のカイポケで確認できる様になり、もちろんそこから印刷することも可能となります。
  しかし、こちらは見方によってはデメリットとも捉えられます（後述します）
• 職員の直行直帰が可能になる
  スマートフォン上で記録業務を行えば、事業所へ戻り記録業務やカイポケ画面で実績の入力をする必要が無くなり、時間効率をあげることができます。
• スケジュール管理やシフト作成を同時進行で行うことができる
  訪問記録をカイポケのパソコン画面で確認する際、タイムスケジュールの様な形で確認を取ることができます。
  従ってサービスのバッティングや移動時間なども考慮してシフト作成へ繋げることも可能となります。
• 国保連請求がラクになる
  入力した実施記録は介護保険請求である国保連請求のデータと連動させることができるので、２度手間を省くことが可能です。
• ICT化することができる
  介護業界では最早必須と言える状況になってきたICT化を実現できます。

特徴のある点としては以上となります。

訪問記録におけるデメリット

事業所が想定している業務体制によってはデメリットが大きく響いてしまうことがあります。

• 操作が複雑である
  カイポケの操作全般を比較してみた時に、訪問記録の操作は難しい部類に区分けできます。
  パソコン操作、スマホ操作にある程度理解があり、尚且つカイポケ操作に一定の理解がある必要があります。
  
• 初期設定が細かい
  訪問記録機能を利用した場合、ヘルパー職員に対する初期設定を行う必要があります。
  • 各ヘルパー職員の作成・登録
  • 各ヘルパー職員に対するID・パスワードの設定
  • 各ヘルパー職員に対する業務可能日時の設定
  • 各利用者に対するサービス予定の作成と担当ヘルパーの割り当て
• スマートフォンの用意が必要になる
  ヘルパーに携帯させるスマートフォンが必要になり、業務コストがかかります（私用スマホの業務利用は国の方針としておすすめしていない様です）
• ヘルパー職員にスマートフォン上の訪問記録操作を理解してもらう必要がある
  ヘルパー職員がスマートフォンの操作に不慣れな方だと、ログインや記録など理解していただくのに一定の努力が必要になります。
• パソコン画面操作は複数名覚えておいた方が良い
  ヘルパー職員が入力したデータはパソコン画面で一元管理され、請求へとつなげていきますが、操作担当者が不測の事態（コロナや冠婚葬祭）で不在になった場合、国保連請求が行えないという事態が発生してしまいます。
• 現場で実施記録票を発行できない
  カイポケの実施記録票は、あくまでパソコン画面で印刷する仕様となります。
  サービス終了後にリアルタイムで実施記録票の控えを利用者に渡したり、捺印をもらっているという場合は対応ができません。
• 実施記録票が事業所が想定する雛形に則さない場合がある
  実施記録票は地域の特性がある場合が存在するらしく、カイポケで出力できる実施記録票の雛形は２通りのみで、場合によっては事業所が希望する実施記録票にはならないかもしれません。
• 突発的に発生するサービスに対応しづらい
  予定に無かったサービスを記録する場合、カイポケ上では「保険外」の業務として登録されてしまいます。
  従って、介護保険内のサービスであった場合はパソコン画面にて修正操作が必須になります。
• カイポケの画面障害があった時は業務が止まってしまう
  カイポケ側で画面操作ができない等の障害が発生した場合、まるまる業務がストップしてしまいます。

以上が訪問記録を利用する上で考えられるデメリットになります。

まとめ

以上がカイポケの訪問記録が使える機能か、使えない機能かの確認になります。

内容をまとめると

• 訪問記録は業務効率アップやICT化したい事業所おいて非常に強い機能である
• 訪問記録を利用するにあたって、メリット・デメリットが存在する
• 使えるか使えないかは事業所の業務の進め方によって異なる
• デメリットを確認し、業務に問題が出ないかをしっかり確認することが重要となる

となります。

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