こんにちは、カイポケWikiです。
この記事では介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」を訪問介護事業所（以下：訪問）で利用する場合のメリット・デメリット解説しています。
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介護ソフトがたくさんあってどれを選べばいいか分からない
カイポケは何ができて何ができないのか事前に確認したい
以上のような、カイポケを検討する様々な疑問や不安を解消しながら解説していきます。
✅この記事の内容
・カイポケとは？
・訪問介護におけるカイポケでできること
・メリット・デメリット
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業務を円滑にすべく、カイポケにするべきか検討材料として参考にしましょう！
カイポケとは？
カイポケとは、介護事業向けの顧客管理やレセプト業務である請求業務を軸とした経営支援ソフトです
2003年、株式会社SMSが設立され2006年にカイポケがリリースされました。
それから現在に至るまで、介護事業者向けソフトの筆頭格として認知されるようになりました。
対応サービス概要
カイポケが現在対応している介護サービスの種類は以下になります。
- 居宅介護支援
- 訪問介護
- 通所介護
- 訪問看護
- 福祉用具
- 障害者総合支援
- 児童発達支援
- サービス高齢者住宅
その他にも、介護事業者が必要になってくる様々なサービスがあります。
- 人材求人サービス
- ホームページ作成代行サービス
- 職員管理ツール
- 給与計算ツール
- 給与振込サービス
- 会計サービス
- ショッピングツール
- 集金代行サービス
上記の様に、顧客管理やレセプト業務に限らず様々なことがカイポケでは可能になっています。
クラウド型のソフトで環境に左右されづらい
カイポケは独自のサーバーでデータを管理するクラウド型の介護ソフトです。
クラウド型というのは、パソコンが苦手な人からすると聞き慣れない言葉ですが、
簡単に説明すると、「インターネットが使える環境であればいつでもどこでも使える」と思っていただくのがよいでしょう。
パソコンやスマートフォンなどで介護ソフトを利用する場合、大きく分けて３種類のタイプがあります
- ハードウェアタイプ
最近では殆ど見かけなくなりましたが、メーカーが提供している実物の機械を使って管理するタイプ。現物が無ければ利用できない。 - ソフトウェアタイプ
パソコンの中にソフトを取り込み（インストール）利用する。該当のパソコン以外では利用できない。 - クラウドタイプ
ソフト自体はカイポケが管理しており、インターネット上で自身のデータにアクセスし利用する。
インターネットが利用できる環境ならどこでも利用できる。
上記を見てみると、クラウドタイプが一番利便性が高いですね。
次は具体的な訪問におけるカイポケでできることを説明します。
訪問におけるカイポケでできること
ここでは訪問の実際の業務においてカイポケできる主な機能やサービスを説明します。
訪問は事業所を軸に管理者や事務職と、介護従事者（ヘルパー）との連携が重要視される業種です。
従って双方に活用できる機能が用意されています。
顧客管理
レセプト業務にも通ずる顧客管理は非常に細かく設定することができます
例えば、個人情報・他社事業所・計画書・提供表・国保連請求等、顧客に繋がる情報を一元管理することができます。
上記の各項目に基づいて、より詳細を確認してみましょう。
- 個人情報
氏名・性別・生年月日・住所は勿論、契約日・被保険者証・公費の情報・減額認定の情報・非常時連絡先を登録することが可能 - 他社事業所
利用者が利用する他社事業所の情報、サービス種類や名前で分類することも可能 - 計画書
訪問介護計画書の作成が可能 - 提供表
居宅介護支援事業所とやり取りする提供表はサービス種類毎や利用者毎に印刷することが可能 - 国保連請求
操作さえ覚えれば確認するだけの簡単な仕様。インターネット伝送を利用することによりCD-Rでの請求よりも圧倒的に効率化することが可能
上記の機能は訪問に限らず、他サービス種類でも共通して利用できる部分になります。
勤怠管理・給与計算
訪問独自の機能として、ヘルパーの業務管理・シフト管理ができます。
事業所によっては直行直帰のヘルパーの管理をする場合もありますが、この機能を活用すれば現場との連携をカイポケ上で行うことが可能になります。
勤怠管理機能を活用することによって以下の操作が可能となります
- ヘルパーの業務管理、シフト管理
- スマートフォンを利用したリアルタイム情報連携
- ヘルパーが訪問した記録を請求業務と連携
- ヘルパーの記録を元に給与を自動計算
以上が主な特徴になります。小規模〜中規模の事業所にとっては魅力的な機能となるのではないでしょうか。
求人サービス
介護事業系求人サイト「介護ジョブ」にて、ヘルパー等の求人掲載を行うことが可能となります。
常に人手不足と言われている介護業界、離職率も低く一人の採用に様々なコストがかかってしまう事業所が多いのが現状です。
採用に至るまでの明確な選定を行えることが重要になります。
ヘルパー募集の求人掲載については無料というのも特徴の１つです。
※料金体系についてはリアルタイムの情報ではない可能性があるのでご注意ください
メリット・デメリット
上記を踏まえカイポケを選定する上でのポイントを分かりやすく紹介します。
どの介護ソフトでも良し悪しはありますが、最も重要な部分が何なのかは事業所によって様々です。カイポケが自身のニーズに合っているかどうかをしっかりと選定しましょう。
まずはメリットです。
メリット
- 勤怠管理・給与計算の機能が無料利用できる
前述した通り、請求業務と連動できる勤怠管理のサービスは強力です。
もちろんこの機能を利用しなくても請求業務単独で利用することができます。 - サービス実施記録が印刷できる
上記の勤怠管理サービスに付随して、実施記録の作成・印刷が可能となっています。
但し、印刷はパソコン側での操作になり、現場での即時印刷はできません。 - 居宅介護支援事業所と連携が可能なデータ連携
ケアマネージャーから送られてくる提供表等の帳票をカイポケを介してやり取りすることができます。 - 求人サービスが利用できる
訪問にとってヘルパーの離職リスクは常について回るものです。
カイポケを利用することで介護ジョブとの連携がスムーズになります。
次にデメリットを紹介します
デメリット
- 料金体系
訪問におけるカイポケ利用料金は月額25,000円となり、決して安値とは言えないでしょう。 - 勤怠管理機能は簡単ではない
ヘルパーの勤怠管理機能を利用する場合、レセプト請求業務とは別に勤怠管理機能の操作を覚える必要があります。
操作性は少々難しいという意見が多く、学習する時間が必要な様です。 - サーバーダウンしてしまう可能性がある
カイポケはクラウド型サービスなので、データ元となるサーバーがダウンしてしまうとカイポケにアクセスすることができなくなります。
過去に国保連の請求時期にこのサーバーダウンが発生し大混乱したことがあります。（当時はtwitterでも多くのツイートがありました）
現在は解消されているという情報がありますが、クラウド型サービスではついて回る問題点です。 - サポート（カスタマーセンター）が不評
こちらもカイポケに限った話ではありませんが、電話での問い合わせ（サポートセンター）が繋がりにくい時があったり、メール対応が要領を得ないといったことがあるようです。
特に国保連への請求時期である月初は１時間待ちもザラに…なんていう話も。
普段から電話相談やメール相談を行う方の場合は不都合なケースが多いかもしれません。
以上がメリット・デメリットについてとなります。
どの介護ソフトでも良し悪しは存在するので、是非とも参考にしてください。
まとめ
以上が訪問介護事業所でカイポケを利用する上でのメリット・デメリットになります。
やはり注目されるのが、訪問介護は利用者獲得とスタッフ間の連携やヘルパーの快適な仕事環境を整える為に管理者は中々苦労する、というのが現状の業種です。
業務効率化を求め介護ソフトを選定する方が殆どだと思いますので。
今回の記事を参考にカイポケを検討してみてください。
本サイトではカイポケの有益な情報提供や、掲示板でカイポケを利用している人の情報共有も行なっております。
是非ともご覧ください。
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