こんにちは、カイポケWikiです。
この記事では介護経営支援ソフト（以下：介護ソフト）「カイポケ」を居宅介護支援事業所（以下：居宅）で利用する場合のメリット・デメリット解説しています。
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介護ソフトがたくさんあってどれを選べばいいか分からない
カイポケは何ができて何ができないのか事前に確認したい
以上のような、カイポケを検討する様々な疑問や不安を解消しながら解説していきます。
✅この記事の内容
・カイポケとは？
・居宅におけるカイポケでできること
・メリット・デメリット
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ケアマネージャー（以下：ケアマネ）業務を円滑にすべく、カイポケにするべきか検討材料として参考にしましょう！
カイポケとは？
カイポケとは、介護事業者向けの顧客管理やレセプト業務である請求業務を軸とした経営支援ソフトです
2003年、株式会社SMSが設立され2006年にカイポケがリリースされました。
それから現在に至るまで、介護事業者向けソフトの筆頭格として認知されるようになりました。
対応サービス概要
カイポケが現在対応している介護サービスの種類は以下になります。
- 居宅介護支援
- 訪問介護
- 通所介護
- 訪問看護
- 福祉用具
- 障害者総合支援
- 児童発達支援
- サービス高齢者住宅
その他にも、介護事業者が必要になってくる様々なサービスがあります。
- 人材求人サービス
- ホームページ作成代行サービス
- 職員管理ツール
- 会計サービス
- ショッピングツール
- 集金代行サービス
上記の様に、顧客管理やレセプト業務に限らず様々なことがカイポケでは可能になっています。
クラウド型のソフトで環境に左右されづらい
カイポケは独自のサーバーでデータを管理するクラウド型の介護ソフトです。
クラウド型というのは、パソコンが苦手な人からすると聞き慣れない言葉ですが、
簡単に説明すると、「インターネットが使える環境であればいつでもどこでも使える」と思っていただくのがよいでしょう。
パソコンやスマートフォンなどで介護ソフトを利用する場合、大きく分けて３種類のタイプがあります
- ハードウェアタイプ
最近では殆ど見かけなくなりましたが、メーカーが提供している実物の機械を使って管理するタイプ。現物が無ければ利用できない。 - ソフトウェアタイプ
パソコンの中にソフトを取り込み（インストール）利用する。該当のパソコン以外では利用できない。 - クラウドタイプ
ソフト自体はカイポケが管理しており、インターネット上で自身のデータにアクセスし利用する。
インターネットが利用できる環境ならどこでも利用できる。
上記を比較すると、クラウドタイプが一番利便性が高いですね。
次は具体的な居宅におけるカイポケでできることを説明します。
居宅におけるカイポケでできること
ここでは居宅（ケアマネ）の実際の業務においてカイポケで何ができるかを説明します。
豊富な機能やサービスがあっても、使い物にならなければ意味がありません。
同じ仕事の内容でも仕方は異なるものです。自身の業務とも照らし合わせてみましょう。
顧客管理
レセプト業務にも通ずる顧客管理は非常に細かく設定することができます
例えば、個人情報・他社事業所・アセスメント・ケアプラン・提供表・国保連請求等、顧客に繋がる情報を一元管理することができます。
上記の各項目に基づいて、より詳細を確認してみましょう。
- 個人情報
氏名・性別・生年月日・住所は勿論、契約日・被保険者証・公費の情報・減額認定の情報・非常時連絡先を登録することが可能 - 他社事業所
利用者が利用する他社事業所の情報、サービス種類や名前で分類することも可能 - アセスメント・ケアプラン
ケアマネージャーの必須業務である帳票も作成可能、もちろん利用者に紐づける事も可能 - 提供表
サービス事業所や利用者に送る提供表・利用表はサービス種類毎や利用者毎に印刷することが可能 - 国保連請求
操作さえ覚えれば確認するだけの簡単な仕様。インターネット伝送を利用することによりCD-Rでの請求よりも圧倒的に効率化することが可能
手書きやエクセルなどの顧客管理より合理的かつ効率的に管理することができます。
事業所経営支援サービスも充実
個人事業としての数が業界上位のケアマネが必要とする事務作業もサポートしてくれます。
ケアマネは介護業界における独立開業の数がトップクラスで、いわゆる個人事業主の体系が非常に多いのが現状です。
そして、個人事業だと必ずついて回るのが経営管理や勤怠の管理、会計事務の業務が等ですが、カイポケはそれらをサポートするオプション機能が充実しています。
前項でも紹介しましたが、居宅介護支援事業所に特に関わりのある無料サービスが以下になります。
- ホームページ作成
- 勤怠管理
- 会計
- ケア連携
サービスの詳細は割愛しますが、これらのサービスを別会社で委託すると、数万円〜数十万円はかかってしまいます。
それらが無料で行えるのは非常にありがたいですね。
タブレット
カイポケと契約した居宅はiPadの無料貸与サービスがあり、どこでもデータにアクセスすることができます。
カイポケにはiPadで利用可能の専用アプリケーションがあり、外出することが多いケアマネ業務の中でも移動中や現場ですぐにデータにアクセスすることが可能です。
タブレットでは主に下記の操作が可能になります。
- 利用者の個人情報管理
- アセスメント・ケアプランの管理
- 提供表の管理
- カメラを利用した写真撮影、写真を利用者に紐づけて管理
外回りが多く、手元で資料を用意しておかなければならないケアマネにとって、タブレットの活用はきっと大幅な荷物削減に繋がることでしょう。
※タブレットの無料貸与は１事業所につき１台、在庫状況によっては無料貸与が困難な場合もあるようなので注意してください。
以上が居宅介護支援事業所がカイポケを利用した時の主な機能になります。
次にメリット・デメリットを具体的な内容を含め紹介していきます
メリット・デメリット
カイポケを選定する上でのポイントを分かりやすく紹介します。
どの介護ソフトでも良し悪しはありますが、最も重要な部分が何なのかは個人によって様々です。カイポケが自身のニーズに合っているかどうかをしっかりと選定しましょう。
まずはメリットです。
メリット
- レセプト業務以外のサポート機能が充実
前述した通り、個人事業の形態が多い居宅において、カイポケだけでおおよその業務が対応できるというのは非常に大きな利点でしょう。 - タブレット利用で時間を無駄にしないリアルタイム業務が可能
外に飛び回るケアマネは常に時間との勝負、移動中の時間も無駄にしないタブレットでの業務効率化は他社でも多くありません。 - 他社と提供表等の連携が可能なデータ連携
提供表やケアプランなどの帳票のやり取りが多いのがケアマネの特徴ですが、データ連携機能を使えばカイポケ内で完結することができます。
FAXのインク代もコストダウンにもつながります。 - 料金はメリットでもありデメリットでもある
居宅の場合１住所につき月額料金5,000円になります。他にも安い他社はありますが、前述した多くのサービス機能がまとまっての金額としては安値と言えるでしょう。
次にデメリットを紹介します
デメリット
- 決して安値ではない
上記でも説明したように、利用料金が月額5,000円は業界としては安値ではありません。
「オプションもタブレットも何もかも要らない、顧客管理と請求業務だけできれば良い」
ということなら高価と感じることも。 - 操作画面や帳票類の柔軟性が少ない
介護事業において、帳票の雛形が法律上決まっているものと決まっていないものがありますが、後者における柔軟性（操作性）にあまり自由度がありません。
カイポケに限らず他社にもあてはまることではありますが、あまり満足した内容とは言えないようです。 - サーバーダウンしてしまう可能性がある
カイポケはクラウド型サービスなので、データ元となるサーバーがダウンしてしまうとカイポケにアクセスすることができなくなります。
過去に国保連の請求時期にこのサーバーダウンが発生し大混乱したことがあります。（当時はtwitterでも多くのツイートがありました）
現在は解消されているという情報がありますが、クラウド型サービスではついて回る問題点です。 - サポート（カスタマーセンター）が不評
こちらもカイポケに限った話ではありませんが、電話での問い合わせ（サポートセンター）が繋がりにくい時があったり、メール対応が要領を得ないといったことがあるようです。
特に国保連への請求時期である月初は１時間待ちもザラに…なんていう話も。
普段から電話相談やメール相談を行う方の場合は不都合なケースが多いかもしれません。
以上がメリット・デメリットについてとなります。
どの介護ソフトでも良し悪しは存在するので、是非とも参考にしてください。
まとめ
以上が居宅介護支援事業所がカイポケを利用する上でのメリット・デメリットになります。
ケアマネの業務は会社に属して行う場合と個人事業で行う場合でやらなければならないことが大きく変わります。
業務効率化を求め介護ソフトを選定する方が殆どだと思いますので。
今回の記事を参考にカイポケを検討してみてください。
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